Nebenkostenabrechnung bei Mieterwechsel: Tagesgenaue Berechnung

1. Grundlagen: Was bedeutet pro rata temporis?

Pro rata temporis bedeutet wörtlich „nach dem Verhältnis der Zeit". Bei einem Mieterwechsel werden die Nebenkosten nicht 50/50 aufgeteilt, sondern tagesgenau nach der Dauer des jeweiligen Mietverhältnisses im Abrechnungszeitraum.

Die gesetzliche Grundlage ergibt sich aus §556 Abs. 3 BGB in Verbindung mit dem allgemeinen Grundsatz der zeitanteiligen Berechnung. Der Vermieter ist verpflichtet, für jeden Mieter eine eigenständige Abrechnung zu erstellen, die nur den jeweiligen Mietzeit-Anteil umfasst.

Wichtig: Der Abrechnungszeitraum bleibt unverändert (in der Regel das Kalenderjahr). Es wird nicht ein verkürzter Abrechnungszeitraum erstellt, sondern der Mieteranteil innerhalb des regulären Zeitraums berechnet.

2. Wer bekommt die Abrechnung?

Bei einem Mieterwechsel im laufenden Abrechnungszeitraum muss der Vermieter zwei separate Abrechnungen erstellen — eine für den ausgezogenen Mieter und eine für den eingezogenen Mieter.

Häufiger Fehler: Der Vermieter erstellt nur eine Abrechnung für das gesamte Jahr und schickt sie an den aktuellen Mieter. Das ist falsch — der Vormieter hat Anspruch auf seine eigene Abrechnung und eventuelle Rückzahlung.

Lesen Sie auch unseren Ratgeber zu den Fristen bei der Nebenkostenabrechnung, denn die 12-Monats-Frist gilt für beide Abrechnungen.

3. Berechnung Schritt für Schritt

Die tagesgenaue Aufteilung folgt einem klaren Schema. Gehen Sie in diesen Schritten vor:

4. Konkretes Rechenbeispiel

Nehmen wir ein praxisnahes Beispiel: Der Vormieter zieht am 31. August aus, der Nachmieter zieht am 1. September ein. Der Abrechnungszeitraum ist das Kalenderjahr 2025.

5. Verbrauchsabhängige Kosten: Heizung und Warmwasser

Heiz- und Warmwasserkosten unterliegen der Heizkostenverordnung (HeizKV) und werden nicht nur nach Zeitanteilen aufgeteilt. Stattdessen gilt: Die Verbrauchskosten werden nach dem tatsächlichen Verbrauch abgerechnet, die Grundkosten nach Fläche und Zeit.

In der Praxis bedeutet das für den Mieterwechsel:

• Verbrauchskosten (50–70%): Werden nach Verbrauch gemäß Zwischenablesung oder Gradtagszahlen-Schätzung aufgeteilt. Der Mieter, der im Winter geheizt hat, zahlt entsprechend mehr.
• Grundkosten (30–50%): Werden nach Fläche und tagesgenau nach Mietzeit aufgeteilt — genau wie die übrigen Betriebskosten.

Besonders bei Mieterwechsel in der Heizperiode (Oktober–April) ergeben sich dadurch erhebliche Unterschiede: Der Wintermieter zahlt deutlich mehr Verbrauchskosten als der Sommermieter, während die Grundkosten anteilig aufgeteilt werden.

6. Zwischenablesung nach §9b HeizKV

Die Heizkostenverordnung schreibt in §9b vor, dass bei einem Nutzerwechsel eine Zwischenablesung durchgeführt werden soll. Dabei werden die Verbrauchswerte an Heizkörpern und Warmwasserzählern am Tag des Mieterwechsels festgehalten.

Wenn keine Zwischenablesung möglich ist (z.B. bei kurzfristigem Auszug oder nicht funkfähigen Zählern), darf der Vermieter die Verbräuche schätzen. Die gängigste Methode ist die Gradtagszahlen-Tabelle nach VDI 2067:

In unserem Beispiel (Mieterwechsel am 31.08.) entfallen nach Gradtagszahlen ca. 56% des Jahresheizverbrauchs auf den Vormieter (Januar–August) und 40% auf den Nachmieter (September–Dezember). Juni, Juli und August haben keine Heizgradtage.

7. Vorauszahlungen korrekt zuordnen

Ein kritischer Punkt bei der Mieterwechsel-Abrechnung: Jeder Mieter bekommt nur seine eigenen tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen angerechnet.

Achten Sie darauf, dass Nachzahlungen oder Guthaben aus der Vorjahresabrechnung nicht als Vorauszahlungen des aktuellen Jahres verbucht werden. Diese gehören in die Abrechnung des Vorjahres und haben mit dem Mieterwechsel nichts zu tun. Weitere typische Fehler finden Sie in unserem Ratgeber zu den 10 häufigsten Fehlern in der Betriebskostenabrechnung.

8. Sonderfälle und Stolperfallen

Leerstand zwischen den Mietern

Steht die Wohnung zwischen Aus- und Einzug leer (z.B. wegen Renovierung), trägt der Vermieter die Nebenkosten für den Leerstandszeitraum selbst. Leerstandskosten sind nicht umlagefähig — sie dürfen weder dem alten noch dem neuen Mieter zugerechnet werden.

Mehrere Mieterwechsel im Jahr

Ziehen im selben Abrechnungszeitraum mehrere Mieter ein und aus, muss für jeden Mieter eine separate Abrechnung erstellt werden. Bei drei Mietern in einem Jahr sind das drei Abrechnungen. Der Aufwand steigt erheblich — ein digitales Abrechnungstool vereinfacht die Berechnung deutlich.

Personengebundene Kostenarten

Bei Kostenarten, die nach Personenzahl verteilt werden (z.B. Müllabfuhr, Wasser), muss bei Mieterwechsel beachtet werden, dass sich möglicherweise auch die Personenzahl in der Wohnung ändert. Zieht eine Familie mit 4 Personen aus und ein Single ein, ändert sich der Verteilerschlüssel entsprechend.

Einmalkosten im Abrechnungszeitraum

Kosten, die nur einmal jährlich anfallen (z.B. Schornsteinfeger im März), werden trotzdem tagesgenau aufgeteilt. Es wäre falsch, die gesamten Schornsteinfegerkosten nur dem Mieter zuzuordnen, der im März in der Wohnung war. Die Kosten decken das gesamte Jahr ab und werden daher pro rata verteilt.

Vereinbarung im Mietvertrag

Manche Mietverträge enthalten Klauseln zur Nebenkostenabrechnung bei Mieterwechsel. Prüfen Sie, ob eine abweichende Vereinbarung getroffen wurde — beispielsweise eine Pauschalabrechnungsklausel. Achtung: Klauseln, die den Mieter unangemessen benachteiligen, sind nach §307 BGB unwirksam.